社内でナレッジマネジメントシステムを運用してみてわかったこと

基幹系業務システムの開発が収束してからというもの次に何をするかを常に探している。IT部門にいる自分が何かできるとすれば何か？社内にいていろんな部署を観察、システムの使い勝手やらを軽くインタビューしながら情報収集してみると結構ネタはあるものです。今日は、特にニーズがあった知恵・知識の共有にポイントを当ててみたことを備忘のためメモっておきます。

悩み・興味の非同期性

それは上司との会話から気づいたこと…

自社で抱えている機械設計などの専門性の高い部門では、特に経験・知識などがものをいうのだそう。とにかく上司や同僚から口頭で教わったことや、それ以上に自分が経験したことなどをメモしておいて経験値を高めて設計の品質を高めていく。これが専門性の高い部門にいて要求されるもの

整理の良い人はきちんとメモをかき集めてノートにまとめるとか、文書ファイルにしてストレージに保存するなどマメに情報を整理している。一方で、集めた情報をその場しのぎで消化してしまい次回のための情報の蓄積を怠る人が結構いる。

まあ、個人ベースでみれば単に「AさんとBさんんは仕事に差がつくね」と言って終わりかもしれないが、会社的にはとんでもない話だ。

少しずつでも情報を蓄積しておき、次の仕事、次の世代に受け継いでいくことで効率的に知を共有したいと思ってナレッジマネジメントシステムなどの仕組みを導入してみる。そして、利用を促すことで地の共有を促進しようとする。

でも実際はそうは上手くいかない。きちんとナレッジマネジメントの仕組みを導入したところで、ちゃんと利用されない。もしくは上手く運用できないという事態になる。

なぜか？現場のいろんな人に話を聞いてみると

個人個人によって同じような悩みや課題を持ったとしても、そういった問題に直面する時期がそれぞれ異なることで

• 自分が情報を得たとしても、情報共有しようという気が起きない。
• まだそういった問題に直面したことがないから知りたいと思わない。
• 問題に直面した時に調べればいい。

といった意識があるようで、なかなか情報の共有が促進されない。これが悩み・興味の非同期性による組織内での情報共有の不活性が生まれる原因のようだ。

とまあ、ここまで書いてみたもののとくにこういった問題があると気づかされただけで、原因の深堀や対応策はまだな～んにも考えついてません。

システムで解決できることと、そうではないことがたくさんありそうだということだけわかりました。とさ！